2022
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
ein für uns alles herausforderndes Jahr neigt sich dem Ende zu: Wir haben sehr viel erreicht, zugleich aber haben wir viel vor uns: Wir haben eine zweite Runde von Prozessen analysiert und werden sie ebenso wie die Pilotprozesse (weiter) optimieren. Wir beginnen das Digitalisieren von Prozessen, wo dies ressourcentechnisch m?glich ist. Wir arbeiten daran, unsere Werte im dienstlichen Alltag und im t?glichen Miteinander zu leben.
In der Personalversammlung haben wir unl?ngst den Stand unseres Teilprojekts Vision/Mission/Werte vorgestellt, und in der spontanen kurzen Umfrage haben die meisten von Ihnen signalisiert, dass von den fünf Werten, die wir für unser Selbstverst?ndnis definiert haben, der aus ihrer Sicht bereits am st?rksten gelebte Wert die Kompetenz ist. Dass Sie diese Kompetenz t?glich unter Beweis stellen, dafür will ich Ihnen zum Jahreswechsel danken: Sie haben Ihr Wissen und K?nnen in den vielf?ltigen Bereichen, welche die Universit?t im Alltag von Forschung, Lehre, Studium und Transfer ben?tigt, eingesetzt und damit Rahmenbedingungen geschaffen, die für die vier genannten Bereiche unerl?sslich sind.
Ich wünsche Ihnen sch?ne, freudige Feiertage.
Ihr Christian Blomeyer
Kanzler der Universit?t Regensburg
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
nach Serviceorientierung und Flexibilit?t will ich heute an einen dritten Wert erinnern – Zusammenarbeit. Nehmen wir erneut die Person am Postschalter als Beispiel: Sie hat die richtigen Aufkleber für Ihr Paket parat. Der Grund dafür ist, dass sie vorausschauend t?tig wurde und sich die Aufkleber organisiert hat. Dafür musste sie telefonieren, kommunizieren, sich beim Versandhandel durchfragen, bis sie die zust?ndige Stelle gefunden hat. Eigeninitiativ und selbstst?ndig, denn einen Gesch?ftsplan, der diesen Vorgang detailliert auflistet, hat sie nicht. Es gibt ihn n?mlich nicht.
In Erinnerung an die Stunde der Werte, in der wir über Zusammenarbeit diskutierten, war den Kolleginnen wichtig, dass Probleml?sungen gemeinsam gefunden werden, dass man dabei professionell, transparent, ehrlich, selbstst?ndig agiert. Erkl?ren Sie, wofür Sie Dinge ben?tigen, die vielleicht anderen ?geh?ren“, wie sie sie einsetzen. Reden Sie nicht nur abteilungsübergreifend, sondern bei Bedarf auch einmal mit einer anderen Beh?rde, arbeiten Sie mit anderen Dienststellen zusammen, fragen sie bei Kolleginnen und Kollegen des gleichen Fachgebiets an anderen Standorten nach. Das so erworbene Wissen oder Handlungsempfehlungen speisen Sie wieder in die eigenen Prozesse ein. Dann profitieren wiederum auch alle Mitglieder unserer Universit?t davon.
Ihr Christian Blomeyer
Kanzler der Universit?t Regensburg
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
diese Woche haben wir Ihnen in der Personalversammlung den aktuellen Stand unseres Teilprojektes Vision/Mission/Werte pr?sentiert. Mein Versandhandel-Paket-Beispiel, das ich Ihnen bei der Veranstaltung in Sachen Serviceorientierung ans Herz gelegt habe, greift auch zum Stichwort Flexibilit?t.
Von Studentenkanzlei bis Prüfungs?mter – beim Parteiverkehr geht es immer um Unterlagen und Formulare. Wenn jemand vor Ihnen steht, dem ein Papierformular fehlt oder der dachte, dass ein E-Mail-Ausdruck reicht, schicken Sie die Person nicht einfach wieder weg. Denken Sie an die vorsichtshalber bereitgelegten Aufkleber der freundlichen Person am Postschalter. Stellen Sie ggf. einen Ausdruck bereit, helfen Sie beim Ausfüllen, t?tigen einen Telefonanruf. Dafür ben?tigt es keine Erlaubnis. Weniger umst?ndlich zu sein, hat keine rechtliche Konsequenzen und muss auch im Sinne Ihrer Vorgesetzten sein. Dienstwege sind nur von Menschen gemacht, sie lassen sich abkürzen und an besondere Situationen anpassen. Es ist in meinem Sinne, dass vor Ort, zügig und flexibel gehandelt wird.
Ihr Christian Blomeyer
Kanzler der Universit?t Regensburg
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
Ihr gro?es Interesse an der Weihnachtsfeier hat mich gefreut - obwohl Ihr Terminkalender ebenso wie meiner in den Wochen des Jahreswechsels immer sehr voll ist. Einer der gemeinsam erarbeiteten Werte unseres neuen Selbstverst?ndnisses als Universit?tsverwaltung, die Serviceorientierung, wird gerade im Dezember zum besonderen Balanceakt: Fristen für Jahresabschlüsse in Zahlen oder Berichten stehen an, alle wollen noch etwas ?weghaben“ in der selten stillen Zeit.
Wenn dann das Telefon klingelt, bitte ich Sie alle, daran zu denken: Wir sind für Kolleg/-innen, Lehrende, Studierende erreichbar – in Pr?senz wie im Homeoffice über Open Scape. Heben Sie ab, h?ren Sie zu, unterstützen Sie. Sollten Sie wirklich nicht direkt helfen k?nnen, dann kündigen Sie an, wann Sie helfen werden und gehen rechtzeitig von sich aus auf die Anfragenden zu. ?berraschen Sie Ihr Gegenüber mit Serviceorientierung, wie eine Kollegin es in unserer Stunde der Werte zum Thema im Mai anregte. Bieten Sie von sich aus an, Vorg?nge oder Fragen zuverl?ssig an die Zust?ndigen weiterzureichen, erkl?ren Sie Zusammenh?nge und weitere anstehende Schritte.
Kommunizieren Sie mit Ihrem Gegenüber und bieten Sie an, was Sie anbieten k?nnen. Verinnerlichen Sie Serviceorientierung! Der dienstliche Alltag wird damit für alle um vieles einfacher.
Ihr Christian Blomeyer
Kanzler der Universit?t Regensburg
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
die Vorlesungszeit im Winter-Pr?senz-Semester hat begonnen und das erste Prozessmapping der zweiten Runde Prozessmanagement in Sachen Stipendienverfahren ist unter Dach und Fach. Deutlich bereits jetzt: Die Optimierung und Digitalisierung des Prozesses wird nicht nur den Kolleg/-innen den Arbeitsalltag immens erleichtern, sondern auch den Studierenden, die sich im Rahmen des Verfahrens bewerben.
Alle Prozesscoaches der zweiten Runde haben – wie vor ihnen auch die Coaches der Pilotprozesse - in den vergangenen Wochen verschiedene Trainings absolviert, um sich das für die Mappings und anstehenden Workshops mit den Prozessbeteiligten n?tige Rüstzeug anzueignen. Einmal mehr waren wieder Engagement und Einsatz gefragt, herzlichen Dank dafür allen Beteiligten! Mit Ende des Winters, nach aktueller Planung bis Ende Februar 2023, wollen wir die Mappings der zweiten Runde abschlie?en.
Aber nicht nur im Prozessmanagement, auch im Teilprojekt Vision/Mission/Werte geht es weiter. In der nahen Zukunft werden die Abteilungsleitenden in Workshops für das Thema wichtige Handlungsfelder definieren. Ihnen wie allen Führungskr?ften unserer Verwaltung kommt in beiden Teilprojekten besondere Verantwortung zu: Sie begleiten die Mitarbeitenden im Kontext der Prozesse und sind gefordert, nach innen, in ihre jeweiligen Referate und Abteilungen, den jeweils aktuellen Stand der Dinge zu kommunizieren.
Ihr Christian Blomeyer
Kanzler der Universit?t Regensburg
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
zum Vorlesungsende dieses Pr?senz-Sommersemesters und bevor die gro?e Urlaubswelle durch unsere Universit?t rollt, will ich Ihnen noch Einblick in den in der vergangenen Woche angekündigten Roll-out in Sachen Prozessmanagement verschaffen. Wir haben nun nach vielen Gespr?chen, Diskussionen und vorbehaltlich eines letzten Checks der Kapazit?ten in der Verwaltungs-EDV eine Reihe von Prozessen ausgew?hlt, die wir ab Herbst 2022 optimieren werden.
Alle diese Prozesse sind vielen innerhalb der Verwaltung und unseren Klientinnen und Klienten an den Fakult?ten – Studierenden wie Wissenschaftler/-innen – ein gro?es Anliegen. Gleichzeitig sind einige dieser Prozesse sehr komplex. Sie betreffen Einstellungsverfahren für unterschiedliche Gruppen Besch?ftigter ebenso wie die Einrichtung von Kostenstellen und erste einzelne Themen in Sachen Prüfungen und Stipendien.? Hinzu kommen einige Prozesse mit vermutlich wesentlich weniger Prozessbeteiligten, n?mlich die Vermietung des Audimax, die Bearbeitung von Abschleppvorg?ngen und eine Neugestaltung von Meldungen zu St?rungen oder notwendigen Reinigungsarbeiten auf dem Campus.
Die Prozess-Mappings, die nach den Schulungen der n?chsten Prozesscoaches in allen Abteilungen im Herbst/Winter starten, werden uns vieles aufzeigen. Genie?en Sie also den Sommer und freuen Sie sich auf den Herbst!
Ihr Christian Blomeyer
Kanzler der Universit?t Regensburg
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
wir haben nun unser neues Selbstverst?ndnis erarbeitet. Darüber haben wir in unserer Informationsveranstaltung am 13. Juli gesprochen, die Sie auf unseren Seiten noch einmal zusammengefasst einsehen k?nnen.
Parallel zum Prozess der Verankerung insbesondere der Werte legen wir das Augenmerk ab Herbst wieder intensiver auf das Teilprojekt Prozessmanagement. Dazu haben wir das aktuelle Feedback der Prozesscoaches der Pilotprozesse eingeholt, die in vielen Bereichen in ihren Optimierungspl?nen sehr weit fortgeschritten sind. Bald sollen dann auch die Prozesskarten zur Verfügung stehen, die Hinweise zu den jeweiligen Prozessen an die Hand geben und alle Schritte, die in den verschiedenen Prozessen zu gehen sind, dokumentieren. Damit schaffen wir dann endlich ein für alle einsehbares ?institutionelles Ged?chtnis“.
Basierend auf den mit uns geteilten Erfahrungen und den Anregungen unseres wissenschaftlichen Sounding Boards wird also noch in diesem Jahr die zweite Welle Prozessmanagement starten: Wir w?hlen jetzt, in den letzten Wochen vor der Sommerpause, die Prozesse aus, die wir als n?chste optimieren wollen. Erneut werden Prozesscoaches berufen und Schulungen für sie geplant, um sie m?glichst gut vorbereitet in diese n?chste Runde Prozessmanagement zu entsenden.
Ihr Christian Blomeyer
Kanzler der Universit?t Regensburg
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
es war mir eine gro?e Freude, Sie in dieser Woche bei unserer Informationsveranstaltung im Audimax zu begrü?en. Die Eckpunkte unseres künftigen Selbstverst?ndnisses sind nun verbindlich festgelegt und allen bekannt. Die Klickzahlen auf unseren Organisationsentwicklungsseiten sind in dieser Woche in die H?he geschnellt. Ich freue mich, dass Sie sich über Verwaltung 4.0 und die Zukunft unseres Arbeitsumfeldes intensiv informieren.
N?chster Schritt ist es, unser neu definiertes Selbstverst?ndnis zu verankern und im beruflichen Alltag zu leben. Ich bin zuversichtlich, dass wir auf diesem Weg in den kommenden Jahren einen Kulturwandel an unserer Universit?t erzeugen k?nnen, der klar auf den von uns definierten Werten basiert. Das wird ein Stück Arbeit, aber sie wird uns allen zugutekommen.
Ihr Christian Blomeyer
Kanzler der Universit?t Regensburg
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
vergangenen Freitag habe ich die Führungskr?fte der Verwaltung zur allj?hrlichen Tagung eingeladen – nach zwei Jahren pandemiebedingter Online-Klausur nun endlich wieder in Pr?senz in Beilngries. Die Stimmung war gut, der Austausch fruchtbar, die Keynote-Speakerin bereichernd und mit einer eindeutigen Botschaft: wer mit Selbstvertrauen auch Unbekanntes angeht, erreicht Ziele, die vorher unerreichbar schienen.
Im Seminar haben wir in Arbeitsgruppen die Handlungsfelder thematisiert, die sich für unsere künftige Arbeit aus unserem frisch definierten Selbstverst?ndnis ergeben: Vision, Mission und Werte sind entwickelt und abschlie?end formuliert. Nun geht es in die Verankerung: Wir haben einige Ideen erarbeitet, über die ich Sie am 13. Juli in einer dienstlichen Veranstaltung ausführlicher informieren werde. Sie dürfen gespannt sein!
Ihr Christian Blomeyer
Kanzler der Universit?t Regensburg
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
die Teilprojekte unserer Verwaltung 4.0 gehen voran.
Im Hinblick auf unser Selbstverst?ndnis (Teilprojekt Vision/Mission/Werte) geht es nun darum, die in den vergangenen Wochen gew?hlten und diskutierten Werte
zu verankern. Wir werden uns am 13. Juli zusammenfinden, dann werde ich Sie direkt zu den Planungen informieren. Nach gegenw?rtigem Stand ist es uns nach langer Zeit wieder m?glich, sich in Pr?senz zu treffen. Eine Einladung geht Ihnen demn?chst zu. Ebenso werde ich im Kanzlergespr?ch am 28. Juni zu den derzeitigen Themen in Organisations- und Personalentwicklung berichten.
Im Verwaltung-4.0-Teilprojekt Prozessmangement werden wir in den kommenden Wochen die Mitglieder unseres Sounding Boards, die Abteilungsleitenden und die Prozesscoaches befragen, welche Prozesse mit Hilfe des Prozessmappings als n?chste definiert werden sollen. Aus dieser ?Materialsammlung“ legen wir die Prozesse fest, die wir nach den bisherigen Pilotprozessen in einer n?chsten Etappe aufgreifen wollen. Dann folgen wir wieder dem bisherigen Pfad: Schulung der Prozesscoaches, Mapping des Ist-Zustandes des zu beleuchtenden Prozesses, Festlegung eines Planes zu seiner Optimierung und dessen anschlie?ende Dokumentation, bevor wir ihn ?ausrollen“, also umsetzen. Die Prozesscoaches werden dabei individuell beratend begleitet.
Mit den besten Wünsche für die bevorstehenden Feiertage
Ihr Christian Blomeyer
Kanzler der Universit?t Regensburg
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
heute haben wir die Einladung zu unserem j?hrlichen Führungskr?fteseminar versandt, zu dem wir uns nach zwei digitalen Pandemie-Jahren erstmals wieder in Pr?senz in Beilngries treffen werden. Dort wollen wir über unser Selbstverst?ndnis diskutieren und uns unter anderem den gemeinsam erarbeiteten Werten sowie der Vision und Mission der Universit?tsverwaltung widmen.
Wir werden Antworten auf mehrere Fragen erarbeiten: Wie wollen wir die für uns künftig verbindlich geltenden Werte leben? Was braucht es, um sie auf operativer Ebene zu verankern? Wie wollen wir uns Vision und Mission ann?hern und die Praxis unserer gemeinsa